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作者:查凤华 杨 强

来源:威尼斯人平台网址档案报

2018-09-25 星期二

    近年来,江苏核电有限公司以合同项目、流程重组、智能分发、电子文件试点、大数据应用、移动服务为抓手,助推田湾核电文档工作大发展,取得了喜人的成绩。

以合同项目为抓手 从源头推进文档收、存、管、用规范管理

    文档人员根据不同类型的合同分别制定文档管理要求,提前纳入合同文本,提高合同方提交文件的效率和质量。对于中长周期总包合同,明确职责分工、工作接口、文件递交质量、进度要求和内容范围,在总合同管理费中设立文件提交和归档的考核点,利用合同的法律效力,强化项目文档管理力度,通过合同签订、支付、验收、考核等措施,从源头上规范文件收存管用的具体要求。

    交竣工、工程改造等工作具有项目周期性,文档人员将文件管理具体要求纳入项目管理过程,及时督促已完成项目的组卷归档,在项目立项阶段参与商议文件提交范围,将需要归档的项目逐项纳入任务跟踪系统,做到每个项目文件收集与归档有人负责、有人跟踪,文件不归档则项目无法结项验收。文档人员参与技改项目竣工图审查,保障商运后原始竣工图根据现场情况不断更新,满足电站配置管理要求。

以流程重组为抓手 大力推进文档业务精细化管理

    核电文档信息化建设历经了从单系统管理、多系统分散管理,到文档一体化与流程重组,再到建立文档管理系统与其他业务系统集成管理的过程。核电企业常见文档业务流程有信函纪要、公文、程序、记录报告在线编制审批、归档提交和在线借阅审批,要求文档人员熟悉核电业务,与业务人员共商、共建文档流程。业务系统和文档管理系统之间数据交互,为业务系统原生电子文件归档奠定了基础。

    以维修大纲按条目化管理为例,原来十几本维修大纲包含十几万条设备维修信息,如果单个设备检修周期和检修责任人等信息发生变更,则无法及时更新,在实现维修大纲条目化管理后,可以实时对每条设备信息进行动态更新审批,因此,文档精细化管理对安全维修等工作意义重大。

以智能分发为抓手 实现人工手动向智能批分跨越

    在核电项目建设期,每天有大量往来信函和技术文件需要及时批分办理。为实现信函和技术文件分发的“零停留”“零缺陷”,文档人员基于大数据和计算机主动学习开发智能分发功能,根据来往单位、关键词、处室职责分工,提前确立分发矩阵表,结合人工已分发结果,实现“系统自动分发为主、人工判断分发为辅”的智能批分。对于海量技术文件,按照技术文件类型、自动分发配匹规则、文件分发单名称等进行自动分发。当分发对象发生调整时,文档人员只需调整信函分发矩阵表和技术文件标准分发清单,系统就会动态调整分发对象,实现人工手动批分向高效智能批分跨越,节省人工处理时间,提高工作效率。

    文档人员收到信函后将其录入到文档管理系统,系统采用文本识别与自然语言处理技术,对信函标题和正文内容进行自动分词、特征匹配、自动分发。以结构化的分发逻辑矩阵为基础,将原来传统的概括性、经验总结性的分发规则,开发成系统可识别的结构化数据,通过对信函特征的自动提取,与分发矩阵进行匹配,替代人工减少重复操作。将传统的主办、协办、阅知处室的人工选择转化为系统根据矩阵自动选择。流程的再造,使文件分发工作实现全面自动化和智能化。

以项目试点为抓手 将国家电子文件管理要求落地

    业务系统原生电子文件如何自动归档到文档管理系统,并保障电子文件四性检测有效,是核电文档人面临的重要课题。经探索并实践,公司已实现商务合同、财务会计电子文件自动归档到文档管理系统试点项目,该系统已通过国家验收。

    今年初,国家档案局在江苏核电有限公司进行电子文件试点项目评审验收,评价组认为,田湾核电站元数据数量丰富,系统可以自动抓取,系统开发设计人员和档案管理人员对元数据标准规范理解到位,除了建立元数据相关规范,还编制了文档接口规范等共22份成果文件,建立了一套完整的电子文件管理标准规范体系,解决企业电子文件归档的难题,为企业电子文件归档提供经验。

以大数据应用为抓手 实现文档信息资源整合利用

    文档是公司核心的信息资源和重要资产,通过大数据应用技术,对涵盖工程建设和生产运营活动中产生的数据、信息、文档进行资源整合,从海量数据中挖掘有价值信息,利用信息技术提升档案服务水平,在保障信息安全的同时实现信息共享,有助于公司各职能部门顺利开展业务。

    基于系统、设备、部件结构开展的文档信息资源整合与利用,解决了一线人员除了检修才能近距离查看设备内部构造等难题。另外,为了解决生产运行人员查看机组仪控文件,针对400多份静态大文件,文档人员细化文件分类和编码规则,将最小的设备单元拆分成7万余份小文件并批量导入系统,以大数据应用为抓手,整合与利用一切可能发挥作用的不同文档信息资源,方便用户快速、精准查找所需信息,为机组运行和检修赢得宝贵时间。

以移动服务为抓手 实现文档知识服务便捷智能化

    核电文档管理致力于为用户提供移动化的知识服务。通过IT技术手段,实行内部显性知识管理,通过田湾讲堂、业务讲堂、培训指导、研讨会、师徒制、合理化建议等实现内部隐性知识的共享。收集与分析用户知识需求,建立知识共享、知识订阅和知识自动推送等服务,探索研究基于分词标引、自动摘要、关联规则挖掘、分类聚类、语义挖掘等多种知识发现和知识挖掘技术的知识服务应用。通过手机订阅服务,授权用户可以随时随地访问个人关注、待查、订阅的核电文档知识。

    聚焦生产一线,对使用价值高、信息参考性强的文档利用需求,文档人员主动联合技术人员针对影响电站运行和维修的关键敏感设备,例如泵、风机、管道、阀门、仪表、电气等设备,开展动态化电子档案编研。通过文档管理系统将关键敏感设备的设计、采购、安装、调试、运行、维修、技改档案梳理成树状文档知识库,实现动态更新,满足专业技术人员对重大设备相关文档的需求。另外,以电站系统流程图为载体,以系统流程图中不同设备为主线,对来自不同系统的业务数据进行全面收集,形成图形化知识“展厅”,为用户提供知识导航、查阅服务。

    原载于《威尼斯人平台网址档案报》2018年9月24日 总第3276期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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